Agenda van de regisseur
22/07/10 21:52 Filed in: Sourcing | contract-succes
criteria
Onderwerp: “Agenda van regisseur: 8 essentiële onderwerpen”
Datum: 20 juli 2010
Gert-Jo van der Heijden (service manager bij Yacht) vindt
outsourcing erg complex: “…Niet in de uitvoering maar wel in de besturing ervan. Dit is de rol van de regisseur, net als in een film. Hoe maak je een spannende film en waar moet je op letten?”
In antwoord op deze vraag stelt Gert-Jo dat de regisseur van een outsourcing (aan de zijde van een klant) de volgende zaken hoog op zijn agenda/activiteitenlijst moet hebben:
Conclusie van Gert-Jo:
De regisseur, die alleen leveranciersmanagement uitvoert, haalt niet het maximale uit de mogelijkheden. De echte toegevoegde waarde ligt in het feit dat de regisseur de verantwoordelijkheid neemt (en ook kan en mag) van begin tot het eind van de film.
Ik vind de analogie wel leuk, maar slecht uitgewerkt, en vind bovendien dat Gert-Jo een aantal zaken vergeet, en schrijf op 21 juli 2010 de volgende reactie:
Interessant artikel, en leuke analogie. Ik mis echter tenminste drie belangrijke aspecten van regievoering bij outsourcing.
Allereerst wil ik wijzen op de casting. Zorg ervoor dat je als regisseur de juiste acteurs kiest: die waarmee je “chemie” kunt creëren en waarvan je erop vertrouwt (sterker: bijna zeker weet) dat ze de overige acteurs en de film succesvol maken. Bij outsourcing gaat het om zowel de acteurs van je eigen regie-organisatie als die van de leverancier.
Ten tweede: zorg voor flexibiliteit. De regisseur dient te allen tijde in staat en bereid te zijn gemaakte afspraken aan te passen vanwege (bijvoorbeeld) een wijzigende behoefte van de eigen organisatie of wisselende omstandigheden in de markt. Als het regent of als een acteur verstek laat gaan, dienen alternatieve scenario’s mogelijk te zijn, liefst op korte termijn.
En tenslotte het allerbelangrijkste aspect voor iedere manager/regisseur: communicatie en transparantie. De regisseur is verantwoordelijk voor een dienst of product en dient verwachtingen te managen - door duidelijk te communiceren over de gemaakte/gewijzigde afspraken en verwachte/behaalde resultaten.
Zijn leveranciers en acteurs dienen de achterliggende reden te weten van de diensten en kwaliteit die zij moeten leveren, zodat zij zich optimaal kunnen inleven in de gewenste rol. Distributeurs en klanten moeten weten welke dienst zij mogen verwachten, zodat zij hun planning, budget, voorpret en eventuele teleurstelling achteraf daarop kunnen afstemmen.
De regisseur dient successen en teleurstellingen continu te delen, opdat ook de andere betrokkenen de kans krijgen om het gevoel van de rode loper te ervaren - of een herhaling te voorkomen.
Datum: 20 juli 2010
Gert-Jo van der Heijden (service manager bij Yacht) vindt
outsourcing erg complex: “…Niet in de uitvoering maar wel in de besturing ervan. Dit is de rol van de regisseur, net als in een film. Hoe maak je een spannende film en waar moet je op letten?”
In antwoord op deze vraag stelt Gert-Jo dat de regisseur van een outsourcing (aan de zijde van een klant) de volgende zaken hoog op zijn agenda/activiteitenlijst moet hebben:
- 1. Managen van resultaten: sturing op basis van feiten: service level reports (SLR) (zowel supply als demand), klant- (KTO) en medewerkerstevredenheidonderzoek (MTO) en financiële resultaten, zowel op inkoop als ook op de dekkingsbijdrage door de eigen organisatie.
- 2. Klanttevredenheid versus nakomen van gemaakte afspraken.
- 3. Driver seats: aandacht geven aan de gebruikelijke risico-opslagen (zowel qua tijd als financiën) van de diverse partijen en deze geminimaliseren cq verwijderen.
- 4. Beperking van meerwerk.
- 5. Controle door onafhankelijke partijen.
- 6. Dossiervorming: (financiële) gevolgen bij niet functioneren van derde partijen dienen juridisch aangetoond te worden en voorzien te zijn van de benodigde bewijslast.
- 7. Professionaliteit van het regievoeren: definiëren van een een regie management programma, waarbij diverse onderwerpen ter sprake komen.
- 8. Intervisie met andere regisseurs.
Conclusie van Gert-Jo:
De regisseur, die alleen leveranciersmanagement uitvoert, haalt niet het maximale uit de mogelijkheden. De echte toegevoegde waarde ligt in het feit dat de regisseur de verantwoordelijkheid neemt (en ook kan en mag) van begin tot het eind van de film.
Ik vind de analogie wel leuk, maar slecht uitgewerkt, en vind bovendien dat Gert-Jo een aantal zaken vergeet, en schrijf op 21 juli 2010 de volgende reactie:
Interessant artikel, en leuke analogie. Ik mis echter tenminste drie belangrijke aspecten van regievoering bij outsourcing.
Allereerst wil ik wijzen op de casting. Zorg ervoor dat je als regisseur de juiste acteurs kiest: die waarmee je “chemie” kunt creëren en waarvan je erop vertrouwt (sterker: bijna zeker weet) dat ze de overige acteurs en de film succesvol maken. Bij outsourcing gaat het om zowel de acteurs van je eigen regie-organisatie als die van de leverancier.
Ten tweede: zorg voor flexibiliteit. De regisseur dient te allen tijde in staat en bereid te zijn gemaakte afspraken aan te passen vanwege (bijvoorbeeld) een wijzigende behoefte van de eigen organisatie of wisselende omstandigheden in de markt. Als het regent of als een acteur verstek laat gaan, dienen alternatieve scenario’s mogelijk te zijn, liefst op korte termijn.
En tenslotte het allerbelangrijkste aspect voor iedere manager/regisseur: communicatie en transparantie. De regisseur is verantwoordelijk voor een dienst of product en dient verwachtingen te managen - door duidelijk te communiceren over de gemaakte/gewijzigde afspraken en verwachte/behaalde resultaten.
Zijn leveranciers en acteurs dienen de achterliggende reden te weten van de diensten en kwaliteit die zij moeten leveren, zodat zij zich optimaal kunnen inleven in de gewenste rol. Distributeurs en klanten moeten weten welke dienst zij mogen verwachten, zodat zij hun planning, budget, voorpret en eventuele teleurstelling achteraf daarop kunnen afstemmen.
De regisseur dient successen en teleurstellingen continu te delen, opdat ook de andere betrokkenen de kans krijgen om het gevoel van de rode loper te ervaren - of een herhaling te voorkomen.